Tutela vigilanza valorizzazione

Il territorio trentino, particolare, da P. Anich, Atlas Tyrolensis, Wien 1774, tav. XVII

Nell'ambito delle funzioni di tutela, vigilanza e valorizzazione del patrimonio archivistico, la Soprintendenza Archivistica per il Trentino-Alto Adige/Südtirol esplica le seguenti attività:

  1. Presta assistenza scientifica ai proprietari, possessori e detentori di archivi pubblici e privati in merito alla formazione, ai criteri di organizzazione, alle modalità di conservazione e valorizzazione dei loro archivi, nella redazione di titolari di classificazione delle scritture, nella elaborazione dei piani di conservazione e dei massimari di selezione e di scarto, nella formazione degli addetti.

  2. Vigila sulla registrazione obbigatoria dei documenti presso gli uffici degli enti pubblici (in Trentino-Alto Adige solo su quelli nazionali) e sul loro ordinamento. Promuove forme di classificazione e l'adozione di titolari.

  3. Presta consulenze e rilascia autorizzazioni all'utilizzo di software riguardanti il protocollo informatico.

  4. Assiste gli enti pubblici e privati, su cui estende la propria vigilanza, nella individuazione delle scritture a conservazione perenne e nella selezione del materiale archivistico eliminabile ed autorizza lo scarto archivistico, (Codice dei beni culturali...art. 21).

  5. Vigila sulle modalità di ordinamento e d'inventariazione degli archivi degli enti pubblici nazionali e di quelli privati dichiarati di interesse culturale, ne autorizza i progetti ed approva la scelta delle professionalità chiamate ad eseguire gli interventi (Codice dei beni culturali...art. 21).

  6. Rilascia l'autorizzazione preventiva allo spostamento e al trasferimento ed all'esportazione temporanea di documenti in occasione di mostre ed altre manifestazioni culturali all'interno del territorio nazionale ed anche all'estero. L'autorizzazione è necessaria sia per documenti facenti parte di archivi degli enti pubblici, sia per documenti provenienti da archivi privati dichiarati d'interesse culturale (Codice dei beni culturali...art. 21). La Soprintendenza partecipa anche ai procedimenti di prestito e temporanea estrazione di documenti degli Archivi di Stato.

  7. Verifica l'idoneità di locali che vengono utilizzati come depositi archivistici e dei relativi impianti di protezione e di condizionamento, sia in sede pubblica, sia presso privati che detengono archivi soggetti a vigilanza; assicura ogni possibile consulenza in proposito (Locali da adibire a deposito d'archivio, requisiti tecnici)

  8. Cura le istruttorie per le acquisizioni di archivi non statali da parte degli Archivi di Stato, le rivendicazioni di beni archivistici statali o comunque a regime di pubblico demanio, che siano fuori dalle loro sedi.

  9. Predispone le procedure di deposito volontario da parte degli enti pubblici nei confronti degli Archivi di Stato e quelle di comodato e di donazione da parte dei privati in favore di pubblici enti e degli Archivi di Stato medesimi (Codice dei beni culturali...art. 44).

  10. Compie la verifica dell'interesse culturale su archivi, frammenti d'archivio e singoli documenti quando ne siano proprietari, possessori o detentori i privati; avvia il procedimento per la dichiarazione di tale interesse, dandone comunicazione ai medesimi; adotta per delega del Ministro la dichiarazione d'interesse culturale (Codice dei beni culturali...art. 13 e segg.).

  11. Vigila sul commercio di archivi e di singoli documenti privati di comprovato valore storico (il documento pubblico non può essere ceduto in alcuna forma - Codice dei beni culturali...art. 54 e segg.). Tale attività si esplica attraverso il controllo dei cataloghi delle librerie antiquarie, delle case d'asta e, più in generale, attraverso contatti e rapporti con i privati proprietari. In caso di comprovato valore storico della documentazione offerta, essa può concludersi: con l'esercizio del diritto di prelazione a favore dello Stato (Codice dei beni culturali...art. 60-61; le norme autonomistiche provinciali prevedono una prelazione anche a favore delle Province Autonome di Trento e di Bolzano); con la sottoposizione a regime di vigilanza presso la sede dell'acquirente, nel caso di archivi e/o documenti che rimangano di proprietà privata. In ogni caso il documento o l'archivio deve essere coperto da dichiarazione di interesse culturale.

  12. Adotta misure urgenti di salvataggio e recupero degli archivi, in caso di calamità naturali che abbiano procurato danni al patrimonio archivistico sottoposto a vigilanza (pubblico o privato).

  13. Approva i progetti di manutenzione e restauro sulla documentazione degli archivi vigilati, si esprime sulle professionalità chiamate ad eseguirli, presta assistenza tecnica e scientifica sugli interventi ed interviene per il loro collaudo (Codice dei beni culturali...art.21).

  14. Favorisce la fruizione da parte di tutti i cittadini degli archivi storici dei pubblici enti ed anche di quelli privati sottoposti a vigilanza. Propone e sollecita la costituzione presso i pubblici enti delle sezioni separate d'archivio storico. Accompagna con proprio parere le richieste di consultazione, soprattutto presso i privati. Facilita la consultazione anche con interventi diretti, in accordo con il privato (Codice dei beni culturali...art. 122 e segg.)

  15. Esprime parere sulle questioni inerenti alla consultabilità degli atti d'archivio di carattere riservato conservati negli archivi storici della Regione, delle Province, dei Comuni, nonché di ogni altro ente od istituto pubblico, ed anche dei privati, i cui archivi siano stati dichiarati di interesse culturale. Avvia la procedura per il riconoscimento e la tutela delle situazioni di riservatezza (atti non liberamente consultabili) da parte del Ministero dell'Interno, nei confronti degli archivi pubblici del territorio regionale (Codice dei beni culturali...art. 122 e segg.; Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti dei dati personali per scopi storici, provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 8/P/2001 del 14 maggio 2001, conseguente al Decr. Legisl. 281 del 30 luglio 1999 contenente disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica).

  16. Persegue la valorizzazione del patrimonio archivistico regionale con progetti scientifici di descrizione archivistica, di studio e di pubblicazione di documenti, di strumenti ed altri lavori archivistici, anche in condivisione con altri soggetti pubblici e privati.

  17. Organizza e promuove occasioni di studio ed iniziative culturali. Partecipa ad iniziative organizzate da terzi.

  18. Assicura la collaborazione agli organi di vigilanza provinciali nell'esercizio delle funzioni sugli archivi degli enti pubblici locali e dei privati di interesse locale.