Scarto archivistico

L'autorizzazione allo scarto archivistico deve essere richiesta alla Soprintendenza Archivistica da parte di tutti gli enti pubblici e da quei privati proprietari di archivi dichiarati d'interesse culturale, su cui essa estende la sua funzione di vigilanza.

La selezione dei documenti archivistici, che sta alla base di ogni procedura sia di conservazione, sia di scarto, è operazione molto delicata, che va eseguita con la consapevolezza di essere in quel momento sul punto di decidere se lasciare in vita una testimonianza oppure se sopprimerla in via definitiva, togliendola perciò da ogni possibilità di fruizione futura. Carenze di spazio, sovraccarico archivistico, inutilità testimoniale a fini amministrativi, assenza di valori giuridici o probatori, non sono ragioni sufficienti per motivare l'eliminazione di un documento. Il punto di vista amministrativo, che identifica il documento con l'atto amministrativo e, quindi, con la scrittura che riveste valore giuridico - e per questo la conserva, mentre condanna ad una conclusiva distruzione tutte le altre - è superato nel contesto culturale moderno, dal punto di vista archivistico, che fa di ogni scrittura, di ogni testimonianza, di ogni prova un documento parlante e la proietta verso una globale fruizione storica.


Se questo è vero, la selezione documentale diventa allora negazione del concetto d'archivio, è un'operazione che contraddice, pure, quella disposizione forte della legge che vieta ogni smembramento degli archivi (art. 20 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio). Si dice, però, che essa è necessaria, perché motiva ed esalta ciò che deve essere conservato, mentre annulla quello che può risultare superfluo, semplificando la situazione e riducendo la massa enorme di testimonianze amministrative e pratiche, che la complessa organizzazione moderna ci ha costretto a produrre, e lo va ancora facendo, dopo aver cambiato solo il mezzo e la modalità (dalla scrittura cartacea al documento informatico), ma non la sostanza delle cose, che resta comunque un problema di grande rilievo ed incisività per il futuro della conoscenza.

Se lo scarto, dunque, è necessario, nonostante le contraddizioni di concetto e di legge, questi sono i principi da rispettare:
- la selezione va fatta nella fase archivistica di deposito, ossia in quella che segue la costruzione del procedimento (fase corrente) e che anticipa quella storica; deve mirare ad individuare tutto ciò che richiede conservazione, piuttosto che quello che consente lo scarto (piano di conservazione);
- lo scarto non va applicato, perciò, su documentazione che fa parte dell'archivio storico, il quale è costruito dalle pratiche chiuse ed archiviate da oltre 40 anni;
- lo scarto, infine, non va effettuato su archivi che hanno subito dispersioni, danneggiamenti, scarti inopportuni, distruzioni illecite.

Cosa conservare dunque? Prima preoccupazione deve essere la conservazione perenne. Tra i documenti che meritano questa attenzione, per la rilevanza storica della loro testimonianza (ogni documento è unico ed insostituibile), ricordiamo a scopo esemplificativo:
- gli atti di carattere normativo e regolamentare (i verbali delle deliberazioni, le ordinanze, i decreti e le determinazioni, le circolari dispositive);
- gli atti di natura patrimoniale (inventari, atti di acquisizione o di vendita del patrimonio, atti di gestione e concessioni);
- la documentazione contabile di sintesi (bilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa);
- tutta la contrattualistica (gare di appalto, contratti, incarichi e commissioni con la documentazione relativa);
- la gestione del personale, con i fascicoli di amministrazione, anche se chiusi, ed i libri matricola;
- la documentazione giudiziaria (il contenzioso, ricorsi e sentenze);
- atti specifici connessi alle funzioni dell'ente (con i fascicoli di pertinenza, i progetti, le decisioni);
- i documenti statistici o riepilogativi delle attività (relazioni, preospetti, materiali di ricerca e di studio);
- a concludere, tutto ciò che rivesta valore sul piano della memoria storica o giuridica di un popolo.

Al contrario, possiamo ritenere sicuramente eliminabili, senza particolari procedure di scarto, alcune specie di documenti superflui per i bisogni pratici e non necessari per la ricerca storica. Si possono identificare, tra questi, le pubblicazioni legislative, fogli di annunzi ed avvisi, i periodici, la cui conservazione interessa di norma altro soggetto ed altra sede. Inoltre, anche stampati in bianco, modulistica superata, le copie generiche di documenti prodotte per scopi divulgativi od anche per sostenere particolari necessità, ma rimaste inutilizzate.

Vi è infine una terza categoria, una diversa selezione delle scritture, che porta allo scarto documentale. Sono tre le condizioni che debbono emergere a guidare questa selezione negativa, che porta alla materiale e definitiva distruzione:
- il superamento di ogni termine temporale per esprimere una persistente efficacia ed utilità sul piano amministrativo ed anche ai fini di una verifica (termini di prescrizione per un ricorso, per un'azione sanzionata o penale);
- il raggiungimento di uno stato di inefficacia giuridica, per cui l'atto esce dal campo della prova dei diritti;
- infine, la scarsa rilevanza sul piano della testimonianza storica comunque intesa (fatti ed eventi, aspetti sociali, economici, religiosi, culturali, politici etc.).
Non è facile uscire con serenità da una sfida così importante. Chi seleziona si impone come arbitro di fronte alla conoscenza futura (pur con le dovute riserve per una affermazione così importante).
Il compito è dell'Archivista. In suo soccorso vengono i massimari di scarto, che sono strumenti indicativi "di massima" sulle tipologie scartabili, sui tempi di loro necessaria conservazione (di riflesso, sul momento del loro scarto), ma non tutti gli enti ne sono forniti. Ci sono poi i piani di conservazione, sicuramente più organici ed efficaci, che capovolgono la questione e la pianificano, ufficio per ufficio, prendendo in considerazione soprattutto il fatto che l'archivio è una memoria da conservare e da fruire e non da distruggere. Sono stati previsti dall'art. 68 del D.P.R. 445 del 2000.

Ogni ente vigilato concorda con il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (più in particolare con la Soprintendenza Archivistica competente) il proprio piano di conservazione, curandone poi i rispettivi aggiornamenti.