Procedura

La richiesta d'autorizzazione allo scarto va presentata alla Soprintendenza Archivistica, corredata di un elenco di scarto in triplice copia, contenente l'indicazione dei documenti da scartare. E' necessario che venga adottato l'apposito modulo di proposta di scarto in pdf e in excel.
Gli enti che ne sono dotati seguono, per questo, le indicazioni del massimario di scarto e, ove esiste, quelle del piano di conservazione. In caso di dubbio, è opportuno consultare preventivamente la Soprintendenza Archivistica.
La proposta viene vagliata dalla Soprintendenza che ne verifica la congruenza con i piani conservativi e con le indicazioni archivistiche impartite. Se approvata, viene immediatamente inviata al Ministero dell'Interno, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistici (ai sensi dell'art. 4 del D.P.R. 30 dicembre 1975, n. 854, che contiene le attribuzioni rimaste al Ministero dell'Interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultazione, dopo l'aggregazione degli Archivi al Ministero per i Beni e le Attività Culturali). Il suo assenso è previsto e nuovamente disciplinato dall'art. 9 del D.P.R. n. 37 del 2001 e si esprime, anche con limitazioni, entro 90 giorni.
Al ricevimento dell'atto di assenso, che perviene per conoscenza anche all'ente o persona che richiede lo scarto, la Soprintendenza rilascia la prescritta autorizzazione nel termine massimo di 180 giorni complessivamente intesi. In tale periodo si prevede che essa compia anche un sopralluogo presso l'ufficio od il privato proponente, per una verifica di fatto dell'acccantonamento selettivo. L'autorizzazione può contenere prescrizioni e può essere negata in tutto od in parte.
Dopo il rilascio dell'autorizzazione, l'ente o la persona proprietaria inviano alla Soprintendenza la comunicazione dell'avvenuto scarto, insieme con il relativo atto di deliberazione, ove previsto.

Era disposto che gli atti da scartare fossero ceduti gratuitamente, in via esclusiva, ai Comitati provinciali della Croce Rossa Italiana per ragioni economiche ed anche di garanzia della materiale distruzione. A causa dei reiterati rifiuti di questi ultimi di ricevere le carte, la vecchia convenzione, che risale al Regio Decreto 2034 del 10 agosto 1928, non è più stata rinnovata. Gli enti ed i privati possono perciò provvedere direttamente alla eliminazione delle carte di scarto, ognuno stabilendo le modalità proprie, anche ricorrendo ad organizzazioni di volontariato od alla Croce Rossa (art. 8 del D.P.R. 37 del 2001), ma vigilando affiché sia garantita la materiale loro distruzione. Problemi di tutela della riservatezza consigliano di usare particolari cautele nella consegna delle carte a raccoglitori ed a discariche