Spostamento, trasferimento e outsourcing

Lo spostamento, anche temporaneo, di archivi, di frammenti d'archivio od anche di singoli documenti appartenenti ad archivi di deposito e ad archivi storici dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica. L'autizzazione è necessaria anche per lo spostamento di archivi e di singoli documenti, appartenenti a privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante (art. 21, c. 1, lettera b) del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio).

Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l'obbligo di comunicazione alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene (art. 21, c. 3 del Codice). Lo spostamento dipendente dal mutamento di dimora o di sede del detentore dell'archivio, è preventivamente denunciato al soprintendente, che può prescrivere misure conservative a tutela del bene (art. 21, c. 2 del Codice).

Anche il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13 del Codice è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza, anche quando non comporti uno spostamento (art. 21, c. 1, lettera e) del Codice).

La Soprintendenza rilascia l'autorizzazione anche per:

  1. l'affidamento all'esterno dell'archivio (outsourcing);
  2. il trasferimento di archivi e di aggregazioni di documenti informatici a soggetti pubblici e privati accreditati dall'Agenzia per l'Italia Digitale per l'attività di conservazione.

Outsourcing dei servizi archivistici

Procedura di autorizzazione