Consultazione di archivi vigilati

Modalità di consultazione degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di interesse culturale
In generale, la consultazione degli archivi di enti pubblici viene concordata direttamente con gli enti medesimi, presso i quali è spesso presente un regolamento per l'accesso alla documentazione amministrativa (archivio corrente e di deposito) e, ove sia stato costituito un archivio storico, anche uno specifico servizio. La Soprintendenza può intervenire - se richiesta - per facilitare il rapporto con l'ente e per presentare il richiedente e la sua ricerca.
Se necessario, si inoltri alla Soprintendenza la specifica domanda di consultazione redatta sul modulo "richiesta di consultazione di archivio pubblico in pdf e in word". Sarà l'ufficio medesimo ad avviare il contatto con l'ente, a concordare le modalità della consultazione, a darne notizia all'interessato.

Per gli archivi privati dichiarati d'interesse culturale la consultazione deve essere autorizzata dalla Soprintendenza Archivistica, la quale si attiva direttamente presso il privato proprietario e detentore. Lo studioso deve presentare la domanda all'ufficio, indicando i suoi dati personali, i motivi della consultazione e gli elementi identificativi dell'archivio e dei documenti che interessano.
Si utilizzi l'apposito modulo "richiesta di consultazione di archivio privato in pdf e in word ".

Gli studenti universitari devono allegare alla richiesta di consultazione una lettera di presentazione del professore che dirige la ricerca o la tesi di laurea. Per ricerche a scopo di pubblicazione è necessaria la lettera di presentazione del coordinatore della ricerca o dell'editore che pubblicherà il volume o l'articolo.
Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione, la Soprintendenza autorizza la stessa e ne dà comunicazione anche al proprietario dell'archivio. Date e orari per la consultazione possono essere concordati direttamente dallo studioso con il proprietario o tramite la Soprintendenza medesima. Il proprietario può chiedere che la consultazione avvenga in presenza di un funzionario della Soprintendenza.
Per gli archivi della Chiesa cattolica o di altre confessioni religiose, l'autorizzazione deve essere richiesta direttamente ai rispettivi responsabili (si ricordi che nelle diocesi cattoliche l'ufficio Cultura svolge di solito funzioni analoghe a quelle della Soprintendenza archivistica nei confronti degli archivi delle parrocchie e di altri Enti ecclesiastici). L'intervento della Soprintendenza può essere richiesto in caso di difficoltà opposte alla consultazione.

Casi di esclusione dalla consultazione
La consultazione degli archivi vigilati è negata a coloro che compaiono nell'elenco degli esclusi dalle Biblioteche statali e dagli Archivi di Stato a causa di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.
Inoltre, la consultazione può essere temporaneamente sospesa:
- durante le operazioni di ordinamento, inventariazione o trasferimento degli archivi;
- per ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d'archivio;
- per operazioni di salvataggio o restauro di documenti o di interi archivi;
- per fondati motivi personali dei proprietari degli archivi privati.

Consultazione in sede
In casi di particolare difficoltà ad attuare la consultazione presso gli enti ed i privati detentori, previo accordo con gli stessi e con il richiedente, i documenti vengono temporaneamente trasferiti presso l'ufficio della Soprintendenza Archivistica, ove la ricerca può essere effettuata nei giorni e con gli orari di servizio consueti. Le spese relative sono a carico dell'interessato.

Presso la Soprintendenza medesima si possono consultare gli inventari degli archivi vigilati