Comodato, deposito, donazione

DEPOSITO VOLONTARIO E COMODATO DI ARCHIVI E SINGOLI DOCUMENTI
Gli enti e gli istituti pubblici possono chiedere agli Archivi di Stato ed anche ad altri istituti che abbiano in amministrazione o deposito raccolte e collezioni, di accogliere in deposito beni archivistici di loro proprietà. Analogamente enti, associazioni e persone private possono chiedere di consegnare in comodato gratuito gli archivi di loro proprietà e possesso, purché sia riconosciuto e dichiarato il loro rilevante interesse culturale.
Il servizio viene regolato da una convenzione che, nel caso di pubblici enti, comprende anche una partecipazione nella spesa di gestione. Al contrario, il comodato dei privati è gratuito, ma non può risultare inferiore ad un quinquennio, rinnovabile per altri periodi di pari durata (art. 44 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio).
La Soprintendenza archivistica cura i contatti con i richiedenti, esprime il proprio parere sull'opportunità dell'accettazione, suscita quello dell'Archivio di Stato od altro istituto destinatario, promuove il consenso ministeriale, ove necessario.

Procedura
E' necessario redigere una dichiarazione di voler depositare o dare comunque in consegna la documentazione all'Archivio di Stato o ad altro istituto che abbia in amministrazione o deposito altri archivi, collezioni, raccolte di beni culturali. Nel caso dell'ente pubblico, essa consiste in una deliberazione dell'organo statutariamente competente; nel caso invece del privato, si esprime con una lettera al soprintendente, completa con le indicazioni dei titoli di proprietà e dei soggetti proprietari, dei dati anagrafici e fiscali e delle dichiarazioni di volontà di dare in comodato gratuito le scritture, definendo il periodo e individuando l'Archivio od altro istituto destinatario.
Alla richiesta va aggiunto un elenco della documentazione (la Soprintendenza può assicurare la propria collaborazione alla redazione di questo strumento descrittivo e di consistenza). La responsabilità del depositario o comodatario è assunta nei limiti definiti dalla precisione dell'elenco. Non è superfluo rilevare che la deliberazione del pubblico ente, tendente a proporre il deposito volontario, deve completarsi con indicazioni analoghe a quelle richieste al privato e con l'elenco descrittivo e di consistenza dell'archivio.
La Soprintendenza cura la procedura di conferimento delle carte all'Archivio o istituto destinatario fino alla loro presa in carico.

DONAZIONE DI ARCHIVI E SINGOLI DOCUMENTI
I privati proprietari di beni archivistici dichiarati di rilevante interesse culturale possono farne donazione ad Archivi di Stato, od altri istituti del Ministero per i Beni e le Attività Culturali od anche ad istituti delle Province e dei Comuni, che abbiano già in gestione od in deposito archivi ed altre raccolte e collezioni di beni culturali. Per la donazione di archivi privati non notificati, ossia non sottoposti a tutela, la volontà del privato è motivo valido perché la Soprintendenza apra una procedura di verifica dell'interesse culturale.

Procedura
I privati inviano alla Soprintendenza archivistica la dichiarazione di volontà, completa con le generalità del donante (o dei donanti, nel caso di più proprietari), del suo codice fiscale, dell'attestazione di libera disponibilità del bene, del valore economico, dell'indicazione dell'Archivio di Stato od altro istituto ministeriale o locale beneficiario.


E' necessario che venga redatto un elenco descrittivo e di consistenza della documentazione da allegare alla documentazione.


Il soprintendente esprime il proprio parere entro 60 giorni dall'apertura della procedura.
Qualora la donazione riguardi un Archivio di Stato od altro organismo ministeriale, la Soprintendenza promuove l'acquisizione dell'assenso della Direzione Generale competente; analogamente, promuove la procedura dell'accettazione da parte degli istituti locali destinatari.