Procedura di autorizzazione

La richiesta di autorizzazione allo spostamento dei propri archivi storici e di deposito deve contenere gli elementi sufficienti per consentire all'organo di vigilanza, di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all'emanazione del provvedimento autorizzativo.

In particolare essa deve indicare:

  1. luogo dove si intende spostare l'archivio
  2. motivi della richiesta di spostamento
  3. caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti
  4. elaborati grafici dei locali
  5. l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza
    modalità dello spostamento.

 Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione.

 Conclusione del procedimento

Entro 60 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il Soprintendente archivistico emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio.
Nel caso l'istanza di autorizzazione allo spostamento presentata dall'ente o dal privato proprietario dell'archivio, risulti incompleta, è facoltà del Soprintendente richiedere documentazione integrativa. Tali richieste interrompono i termini del procedimento.
Il Soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i locali destinati alla conservazione siano dotati dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti. (Vedi Caratteristiche tecniche dei locali da adibire ad archivio di deposito
a cura dell'Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture – Avcp e consulta anche Sedi archivistiche).