Ordinamento e inventariazione

Enti ed istituti pubblici hanno l'obbigo di conservare i propri archivi nella loro organicità, di ordinarli ed inventariarli quando raggiungono la loro fase storica, ossia dopo un decorso di quarant'anni. Il medesimo obbligo grava anche sui privati proprietari o detentori di archivi privati.

Gli interventi di ordinamento e di inventariazione degli archivi pubblici e di quelli privati dichiarati d'interesse culturale rilevante sono soggetti a preventiva autorizzazione del soprintendente, che viene resa soltanto su progetto o, qualora ciò sia ritenuto sufficiente, su descrizione tecnico-scientifica delle operazioni.

Per gli interventi dei pubblici enti, l'autorizzazione può essere espressa anche nell'ambito di accordi tra il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, la Soprintendenza Archivistica per il Trentino-Alto Adige/Südtirol ed il soggetto pubblico interessato.

Il soprintendente può ordinare la sospensione di interventi iniziati senza la prescritta autorizzazione o condotti in difformità dalla stessa. Il progetto deve contenere anche una relazione descrittiva sullo stato d'ordine dell'archivio rilevato e sulle modalità dell'ordinamento.
Si faccia riferimento agli artt. 21-28 e 30 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio.

Procedura
Deve essere cura del detentore legittimo dell'archivio presentare il progetto o la relazione alla Soprintendenza, indicando il nome dell'autore e le sue referenze scientifiche, segnalando altresì i nomi e le professionalità cui si intende affidare il lavoro e le rispettive referenze formative e professionali.
L'autorizzazione a procedere viene rilasciata nel termine di 60 giorni e può contenere prescrizioni. Entro il medesimo termine possono essere richieste modifiche progettuali od operative e possono essere disposti accertamenti d'ufficio. In tal caso, il termine indicato viene sospeso fino all'acquisizione delle risultanze.